Archivierung
Email-Archivierung ist kein Backup
Häufig sind Unternehmer der Meinung, dass der Email-Anbieter ein Backup der Emails vorhält. In manchen Fällen gehen einige Unternehmen sogar so weit, selbst ein Backup der Email-Postfächer anzufertigen.
Doch ein Backup ist keine Archivierung - schon gar nicht im Sinne des Gesetzes; denn nach Schweizer Recht sind Sie als Unternehmer sogar gesetzlich verpflichtet Ihre Emails zu archivieren - und an ein Archiv im rechtlichen Sinne werden ganz andere Anforderungen als an ein einfaches Backup gestellt.
Ein Email-Archiv muss grundsätzlich revisionssicher sein; d.h. die Emails müssen in unveränderbarer Form abgespeichert sein - bei einem Backup ist das nicht der Fall, da Sie die Backupdatei jederzeit bearbeiten und damit verändern können - so könnten Sie beispielsweise nachträglich eine Email löschen oder verändern. Genau dies darf bei einem revisionssicheren Archiv nicht möglich sein.
Ein weiteres Beispiel ist der Zugriff auf Email-Postfächer beispielsweise ehemaliger Mitarbeiter. Sie müssen nachweisen können, wann Sie aufgrund welcher Tatsache, welche Emails eingesehen haben um den Anforderungen an das Datenschutzrecht zu erfüllen. Aus diesem Grunde müssen alle Zugriffe auf ein Email-Archiv protokolliert und aufbewahrt werden. Auch dies ist mit dem einfachen Email-Backup nicht möglich - hier können Sie auf die Dateien zugreifen und diese einsehen ohne, dass dies protokolliert wird - ein klarer Datenschutzverstoss.
Aus diesem Grunde gibt es spezielle Lösungen, welche Ihre Emails für einen definierten Zeitraum revisionssicher im Sinne des Gesetzes archivieren. Während Sie das Archiv auch als Backup nutzen können, können Sie ein Backup hingegen nicht als Archiv nutzen. Ein kleiner aber wesentlicher Unterschied.
Unsere Lösungen ermöglichen es Ihnen, Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und Ihre bestehenden Email-Postfächer ganz einfach gesetzeskonform zu archivieren.